Виробниче навчання для здобувачів освіти групи №33

Тема уроку: Робота з електронною поштою. Отримання та відправлення повідомлень. Передача файлів електронною поштою.

1. Подання нового матеріалу.

2. Практичні завдання.

3. Тестові завдання.

4. Презентації до теми.

Робота з електронною поштою

Електронна пошта або е-пошта (англ. e-mail, або email, скорочення від electronic mail) — спосіб обміну цифровими повідомленнями між людьми з використанням цифрових пристроїв, таких як комп'ютери та мобільні телефони, що робить можливим пересилання даних будь-якого змісту (текстові документи, аудіо-, відеофайли, архіви, програми).

Електронною поштою можна надсилати не лише текстові повідомлення, але й документи, графіку, аудіо-, відеофайли, програми тощо. Електронна пошта дуже корисна, якщо немає повноцінного доступу (on-line) до Інтернету. Через електронну пошту можна отримати послуги інших сервісних мереж.

Електронна пошта— типовий сервіс відкладеного зчитування (off-line). Після відправлення повідомлення, як правило, у вигляді звичайного тексту, адресат отримує його на свій комп'ютер через деякий період часу, і знайомиться з ним, коли йому буде зручно.

Електронна пошта схожа на звичайну пошту. Звичайний лист складається із конверта, на якому зазначена адреса отримувача і стоять штампи поштових відділень шляху слідування, та вмісту — власне листа. Електронний лист складається із заголовків, які містять службову інформацію (про автора листа, отримувача, шлях проходження листа), які служать, умовно кажучи, конвертом, та власне вміст самого листа. За аналогією зі звичайним листом, відповідним методом можна внести в електронний лист інформацію якого-небудь іншого роду, наприклад, фотографію тощо. Як і у звичайному листі можна поставити свій підпис. Звичайний лист може не дійти до адресата або дійти з запізненням, — аналогічно і електронний лист. Звичайний лист доволі дешевий, а електронна пошта — найдешевший вид зв'язку. Електронний лист можна шифрувати та підписувати більш надійніше та зручніше, ніж лист на папері — для останнього, власне, взагалі не існує загальноприйнятих засобів шифровки. Швидкість доставки електронних листів набагато вища, ніж паперових, та мінімальний час проходження незрівнянно менший.

         Отже, електронна пошта повторює переваги (простоту, дешевизну, можливість пересилання нетекстової інформації, можливість підписати і зашифрувати лист) та недоліки (негарантований час пересилки, можливість доступу для третіх осіб під час пересилки, неінтерактивність) звичайної пошти. Проте у них є і суттєві відмінності. Вартість пересилки звичайної пошти у значній мірі залежить від того, куди вона повинна бути доставлена, її розміру та типу. У електронної пошти такої залежності або немає, або вона досить невідчутна. 

        Ще однією цінною перевагою електронної пошти в порівнянні із звичайною є можливість розсилки одного повідомлення за багатьма адресами відразу; все, що потрібно для цього зробити, - це перерахувати всіх ваших адресатів у відповідному полі E-mail програми. Це знайшло відображення ще в одній з важливій можливості електронної пошти - списках розсилки (англ. mailing lists). Вони полегшують листування з іншими користувачами Internet, які мають спільні інтереси. Повідомлення, відправлене на поштовий сервер, буде розіслане всім, хто підписався на цей список розсилки, тобто його отримають одразу тисячі користувачів. Підписатися на такі списки може кожний, хто має поштову адресу в Internet.

     Будова електронної адреси. Адреса містить ім'я комп'ютера та ім'я конкретного користувача цього комп'ютера, якому адресоване повідомлення. Електронні скриньки розміщуються на спеціальних комп'ютерах - поштових серверах. Для кожної скриньки на поштовому сервері відводиться спеціальне місце. На одному поштовому сервері не може бути двох скриньок з однаковими назвами. Електронна адреса складається з двох частин, розділених знаком @ (читається «ет»). Наприклад:Alex@ukrbiz.net Aleх - ім’я скриньки, ukrbiz.net - доменне ім'я поштового сервера, на якому знаходиться ця скринька. Повідомлення, що надіслані за цією адресою, будуть передані на комп'ютер з іменем ukrbiz.net користувачу на ім'я Aleх (малі та великі літери не розрізняються).

Основні протоколи пошти.

•    SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - простий протокол для передачі пошти.
•    POP3 (Post Office Protocol 3) – протокол прийому і накопичення пошти.
•    IMAP (Internet Message Access Protocol) – протокол доступу до повідомлень Інтернет, для переглядання листів прямо на сервері.
•    HTTP (HyperText Transfer Protocol) – для передачі пошти у вигляді гіпертексту.

Основні операції з поштою.

•    Створення  
•    Відправлення
•    Копія (при отриманні листа адресати будуть бачити, що вони - не єдині адресати цього листа).
•    Прихована копія (при отриманні листа ці адресати будуть бачити звичайних адресатів, а адресати, що отримали звичайні копії не знатимуть про приховані копії).
•    Прийом
•    Відповідь
•    Відповідь всім (при створенні відповіді в список адресатів додаються адреси тих, кому відправлені копії старого листа).
•    Пересилання (використовується тоді, коли лист треба переслати на іншу скриньку).
•    Видалення (видалені листи поміщуються в кошик, звідки їх можна відновити у разі потреби або знищити назавжди).

Робота з поштовим клієнтом.

Поштовий клієнт – це програма для обробки електронної пошти та її обміну з поштовим сервером.
Приклади:
•    Microsoft Outlook                             
•    Outlook Express
•    The Bat!
•    Eudora
•    Netscape Messenger.

При першому запуску поштового клієнта потрібно зареєструвати свою скриньку в програмі - створити обліковий запис (в меню Сервис вибрати пункт Учетные записи). Для роботи із скринькою в поштовому клієнті міститься декілька папок, з них 5 - головних:

Вхідні (Входящие, Inbox) - для пошти, що надійшла.
Вихідні (Исходящие, Outbox) - для пошти, що готова для відправлення.
Відправлені (Отправленные) - копії відправлених листів.
Видалені (Удаленные) - для видалених листів.
Чорновики (Черновики) - для незакінчених листів.
Користувач може створити свої папки для сортування листів.

    Сьогодні в Інтернеті існує велика кількість корисних електронних сервісів для оперативного обміну інформацією, окрім традиційного e-mail, це і файлообмінні мережі, і блоги, і форуми, приватні файлові архіви, фотогалереї і навіть відео хостинг.  Але e-mail залишається найнадійнішим, простішим і безпечнішим, а головне – конфіденційним вузлом зв'язку будь-якої сучасної людини. Новітні сервіси, як правило, вимагають вказівки адреси e-mail при реєстрації – не лише для оперативного сповіщення про внутрішні події свого сервісу, але і для забезпечення питань власної безпеки.
Е-mail це доступний і простий сервіс, для того, щоб почати користуватися послугами електронної пошти, досить мати доступ до Інтернету з будь-якої точки світу, де принаймні є аналоговий телефонний зв'язок! 
В Інтернеті створюється все більше серверів безкоштовної електронної пошти, при цьому, для доступу до особистої кореспонденції перестали бути потрібними спеціальні програми – всі операції з електронною поштовою скринькою власник виконує прямо на сайті сервісу безкоштовної електронної пошти, в захищеному режимі. 

Для електронного листування треба мати власну електрону поштову скриньку. Найпростіший спосіб створити її – скористатися послугами безкоштовних інтернет служб, таких як Ukr.net, Freehost, I.ua, Yahoo, Hotmail, Gmail, Meta.ua, чи будь-якої іншої.

    Для доступу до поштової скриньки, що надається безкоштовною поштовою службою, можна використовувати веб-інтерфейс (web-mail) – спеціальний інтерфейс, що дає змогу приймати, надсилати і створювати електронні повідомлення за допомогою браузера. Веб-пошта забезпечує весь необхідний для роботи з поштою набір функцій, зокрема адресну книгу, можливість використовувати папки, здійснити фільтрацію електронних повідомлень та перевірку на наявність комп’ютерних вірусів. Перевага користування веб-поштою полягає в тому, що доступ до поштової скриньки можна отримати з будь-якого комп’ютера, підключеного до інтернету, але швидкість роботи у цьому випадку нижча ніж під час використання поштового клієнта. 

Загальні етапи створення поштової скриньки. 
1. Відкриття в браузері сторінки сайту. 
2. Далі, зазвичай необхідно зареєструватися. Треба знайти і клацнути на посиланні Реєстрація або на аналогічну, що знаходиться у межах сторінки. 
3. Заповнити поля анкети на веб-сторінці, дати згоду на умови співпраці та клацнути на кнопці типу Зареєструватися. Поштову скриньку буде створено. 

Обов’язковий пункт під час заповнення даних – введення  логіну та паролю й перевірити свою поштову скриньку, використовуючи веб-інтерфейс.

В світі поштових клієнтів немає визнаного лідеру. Багато користувачів Інтернету працюють з поштою через Web-інтерфейс, використовуючи браузер. Проте велика кількість користувачів віддані тому чи іншому поштовому клієнту.

Програми-клієнти для роботи з E-mail

Функціонування електронної пошти побудовано на принципі клієнт-сервер, стандартному для більшості мережевих сервісів. Для обміну листами з поштовим сервером, потрібна спеціальна програма-клієнт. Існує багато різних програм-клієнтів електронної пошти, які можуть відрізнятися окремими функціями, можливостями та інтерфейсом, в тому числі й такі, що працюють на сервері (в режимі on-line). Проте загальні функції у більшості пакетів однакові. До них можна віднести:

·                    підготовка тексту;

·                    імпорт файлів-додатків;

·                    відправка листа;

·                    перегляд і збереження кореспонденції;

·                    знищення кореспонденції;

·                    підготовка відповіді;

·                    коментування і пересилка інформації;

·                    експорт файлів-додатків.

Інтерактивне спілкування

Інтерактивне спілкування – це обмін повідомленнями в режимі реального часу. В залежності від програм спілкування може виконуватися шляхом передавання голосу, відео зображення чи тексту. Для участі в голосовій конференції необхідно мати мікрофон і динаміки, для відео конференції – ще й відеокамеру.

Для функціонування повноцінного інтерактивного спілкування необхідні наступні компоненти:

·                    Сервер – програма, яка приймає повідомлення від клієнта, обробляє інформацію в ньому і відправляє їх за потрібною адресою. Працює на віддаленому комп’ютері в мережі.

·                    Клієнт – програма, яка відправляє повідомлення на сервер для інших абонентів та приймає повідомлення від них. Працює на локальному комп’ютері кожного співбесідника.

·                    Мережа – середовище, в якому передаються повідомлення. Це може бути, наприклад, Інтернет або локальна мережа на основі протоколу TCP/IP.

Приклад створення електронної скриньки та поштовому сайті www.i.ua 
Порядок дій: 
1. У браузері ввести адресу та увійти www.i.ua 
2. Знайти розділ Пошта та клацнути Реєстрація. 
3. У формі, що з’являється, вибрати Зареєструвати коротку поштову скриньку, вказати логін, ввести символи, зазначені на картинці, вказати пароль(двічі, для унеможливлення помилок) і клацнути Продовжити. 
4. У наступній формі треба вказати свої індивідуальні дані, по завершенню позначити Я приймаю умови Угоди користувача та клацнути Зареєструватися. 

5. Результатом роботи повинно бути повідомлення про успішну реєстрацію. 
6. Надалі для роботи необхідно в розділі Пошта просто вказують логін та пароль. 

Створення електронної скриньки (freemail.ukr.net)

Для створення електронної скриньки потрібно вибрати один з численних безкоштовних серверів електронної пошти (для прикладу візьмемо найпопулярніший в Україні сервер за адресою в мережі Інтернет http://freemail.ukr.net/), створити на ньому скриньку та налаштувати для роботи з Е-mail програму доступу в Інтернет (інтернет-браузер – іншими словами) на Вашому комп’ютері (для прикладу візьмемо популярний браузер Opera). Браузер оптимізує вашу роботу з електронною поштою, звільнить вас від постійної реєстрації для входу на сервер, введення паролів, перегляду непотрібної реклами. Ви зможете щоденно переглядати пошту кількома натисканнями кнопки миші вашого комп’ютера.

Для створення власної електронної скриньки необхідно 10-15 хвилин роботи в мережі Інтернет. Для цього спочатку введіть у відповідне (для веб-адрес) вікно браузера (програми для роботи з Інтернетом) адресу сервера електронної пошти: http://freemail.ukr.net, натисніть клавішу «Еnter» на екрані монітора з’явиться вікно:

Натиснувши посилання «Отримати адресу», відкриється вікно для введення особистих даних, які необхідні для створення електронної скриньки:

Для заповнення відповідних полів необхідно придумати найпростіший для запам’ятовування логін латинськими літерами (елемент адреси електронної пошти, розташований зліва від значка @). Ввівши його у відповідне поле, та натиснувши кнопку «Проверить» можна перевірити чи бува не зареєстрований такий самий логін на цьому сервері. Якщо ваш логін унікальний – то справа навпроти відповідного поля з’явиться значок «V». Для прикладу був введений логін «khm_medprofcom». Пароль для введення має бути не менше 6 символів. Після заповнення усіх полів необхідно натиснути кнопку «Реєстрація» (Получить ящик).

З’явиться вікно завершення реєстрації.

Щоб продовжити роботу з електронною поштою та перевірити наявність вашої електронної скриньки на сервері, необхідно натиснути кнопку «Продовжити роботу в FREEMAIL». Ви ввійдете у головне меню сервера електронної пошти.

Ввівши у відповідне реєстраційне поле пароль та логін, який ви вводили під час початкової реєстрації, ви потрапите до своєї електронної скриньки на сервері.

Електронна скринька створена. З допомогою простого меню ви можете надсилати, переглядати, видаляти листи та файли. Щоб постійно користуватися нею необхідно знати лише веб-адресу сервера електронної пошти (http://freemail.ukr.net/), логін та пароль. Ці дані можна запам’ятати, але бажано записати їх у текстовому редакторі та помістити у якусь папку на комп’ютері чи зовнішньому електронному носії (флешка, СД-диск, тощо). Ці дані не повинен знати ніхто, крім вас.

Майже аналогічно можна отримати безкоштовну скриньку на інших популярних серверах у мережі Інтернет - I.Ua (i.ua), Meta.ua (meta.ua), Gmail (gmail.com) та інших.

Отож, електронна скринька створена. Тепер можна листуватись по-справжньому, тобто можна надсилати і отримувати листи, а також їх перенаправляти. До листа можна прикріплювати малюнки, фотографії, а також текстові документи.

 Структура вікна електронної поштової скриньки

У верхній частині вікна відображається адреса електронної поштової скриньки. Цю адресу власник скриньки повинен надати особам, від яких хоче одержувати листи. Поруч з адресою розміщено гіперпосилання:

• Допомога — для переходу на сторінку довідкової системи сайта;

• УКР — для вибору зі списку мови відображення веб-сторінки. Вміст сторінки може відображатися українською, російською або англійською мовами;

· Налаштування - для переходу на сторінку налаштувань облікового запису, зовнішнього вигляду поштової скриньки та ін.;

· Вихід – для закриття вікна поштової скриньки та переходу на головну сторінку порталу Ukr.net.

Для переходу на сторінку створення нового листа слід вибрати гіперпосилання Написати листа в лівій частині вікна.

Нижче розміщено гіперпосилання для перегляду вмісту папок, призначених для зберігання листів:

· Вхідні - для зберігання листів, що надійшли на адресу поштової скриньки;

· Чернетки - для зберігання незавершених листів, які планується дописати та відправити адресатам пізніше;

· Відправлені - для зберігання копій відправлених листів;

· Видалені - для тимчасового зберігання видалених листів.

За бажанням власник поштової скриньки може створити додаткові папки, перейменувати та видалити їх. Ці дії виконуються на окремій веб-сторінці, для переходу на яку слід скористатися гіперпосиланням Управління папками.

Поруч з іменами папок указано кількість листів у папці. Якщо папка містить непрочитані листи, то будуть зазначені два числа – кількість непрочитаних і загальна кількість листів. Дані про непрочитані листи відображаються напівжирним шрифтом.

Під час відкриття вікна з вмістом поштової скриньки автоматично виконується перевірка наявності нових надходжень. Для того щоб перевірити, чи надійшли нові листи при вже відкритій поштовій скриньці, потрібно вибрати гіперпосилання Перевірити пошту. У центральній частині вікна відображається список заголовків листів, що містяться у вибраній папці. Під час відкриття вікна з вмістом поштової скриньки автоматично виводиться список листів папки Вхідні. Вибравши зліва у списку ім'я іншої папки, в області списку листів можна побачити її вміст. Про кожний з листів у переліку наведено такі дані:

· Значок листа - значок з відображенням значень властивостей листа:

· Від кого – дані про відправника листа;

· Тема – тема листа;

· Дата – дата або час відправлення листа;

· Розмір – розмір листа з прикріпленими файлами.

Упорядкування заголовків листів можна здійснювати за значеннями полів Від кого, Дата та Розмір. Для цього потрібно вибрати заголовок відповідного поля. За повторного вибору заголовка відбувається сортування у зворотному порядку. При цьому поруч із заголовком вибраного поля з'являється зображення стрілки, яка вказує напрям упорядкування: за спаданням – вниз, за зростанням – вгору.

До листа можна прикріпити файли. Для цього потрібно:

1. Вибрати в області заголовка листа Додати кнопку Файл;

2. Вибрати файли, призначені для надсилання, у вікні Завантаження файлу, що відкриється;

3. Вибрати кнопку Відкрити.

Під час створення нового листа як відповіді на отриманий можна відкрити лист вибором його теми в області списку листів і вибрати гіпер-посилання Відповісти.

Застереження: не відкривайте електронні листи та файли, що надійшли поштою та мають сумнівну тему (назву) – вони часто несуть комп’ютерні віруси, які можуть пошкодити ваш комп’ютер. Для захисту електронної пошти від вірусів, необхідно встановити надійну антивірусну програму відомих виробників, яка настроєна для роботи з електронною поштою та отримує постійні оновлення антивірусних баз через мережу Інтернет.

Етикет електронного листування

1. Починайте текст листа з привітання, звернення до людини, з якою спілкуєтеся електронним листом, адже це є проявом гарного тону під час спілкування, навіть електронного.

2. Будьте ввічливою людиною.

“Якщо звертаєтеся до людини, з якою ви особисто не знайомі, назвіть себе.

“ Не забудьте вживати слова «будь ласка» (якщо звертаєтеся до кого-небудь з про-ханням) та «дякую» (якщо хтось вам в чомусь допоміг).

“ Слідкуйте за тоном вашого листа, намагайтеся уникати фраз, що можуть стати причиною конфлікту на релігійній, расовій, політичній чи іншій основі.

3. Заповнюйте поля Кому, Тема, Важливість листа.

“ Поле Кому (To) потрібно заповнити обов’язково, інакше залишиться незрозумі-лим, на яку адресу треба доставити ваш лист. Якщо ви відправляєте повідомлення кільком одержувачам, у полі Кому зазначайте їхні електронні адреси, розділяючи їх комами. У разі якщо потрібно, щоб одержувачі листа не бачили, кому ще спря-моване таке саме повідомлення, указуйте адреси електронних поштових скриньок одержувачів у полі Прихована копія (Bcc).

“ У полі Тема (Subject) завжди вказуйте головну думку електронного листа. Незаповнення цього поля вважають ознакою «дурного тону», виказаного під час спіл-кування з людиною.

“ Ви можете зазначати ступінь важливості електронного повідомлення. Якщо лист позначений як важливий, людина намагається прочитати та відреагувати на лист одразу. Проте не зловживайте цією можливістю, оскільки якщо всі ваші повідом-лення будуть мати таку позначку, то ваші партнери по листуванню досить швидко зрозуміють, що не варто звертати на них увагу.

4. Працюйте з адресною книгою. Після заповнення Адресної книги використовуйте її, щоб правильно зазначити адресу одержувача електронного повідомлення в текстовому полі Кому.

5. Сортування отриманих повідомлень. Отримані повідомлення варто розміщувати в тематичних папках, щоб полегшити подальшу роботу з пошуку та написання відповіді на електронні листи. Непотрібні вам повідомлення взагалі варто видаляти, щоб не засмічувати зайвими листами власну поштову скриньку.

6. Відповідайте на отримані повідомлення. Щоб відповісти на отримане повідомлення, достатньо у вікні вашого поштового клієнта натиснути кнопку Відповісти (Reply). При цьому на екрані з’явиться форма для нового повідомлення, у якій автоматично буде заповнено поле Кому, а в тілі листа буде наведено текст отриманого листа.

7. Використовуйте цитати. Якщо вам потрібно посилатися на деякі слова співрозмовника, включайте до повідомлення цитати.

8. Розмір повідомлення та його вміст. Намагайтеся зіставити розмір створюваного електронного повідомлення з його вмістом і метою листування.

“ Завжди відокремлюйте абзаци в тілі електронного листа, щоб полегшити сприй-няття їх вмісту.

“ Намагайтеся будувати речення грамотно, ураховуючи правила граматики та орфографії. Не відправляйте електронною поштою вкрай особисту, фінансову й дуже важливу інформацію.

“ Намагайтеся завжди дотримуватися теми листа, яку ви визначили.

“ Якщо в листі потрібно розглянути більшу кількість запитань чи поспілкуватися з інших тем, розбийте свій лист на кілька частин, надсилаючи кожну з них окремим повідомленням.

9. Виражайте емоції. Спілкування через електронну пошту не дає нам змоги безпо-середньо виразити власні емоції. Тому в тексті електронних листів використовують спеціальні зображення – смайлики, за допомогою яких намагаються передати емоційний стан людини в момент написання певного фрагмента повідомлення. Проте зловживати використанням смайликів не треба, особливо в діловому листуванні.

10. Робота із вкладеннями. Не додавайте без потреби вкладення до листа, це суттєво впливає на його розмір. За можливості стискайте файли, що прикріплюються, вико-ристовуючи програми-архіватори. Повідомляйте адресата, які файли додаєте до листа, оскільки часто через прикріплені файли розповсюджуються комп’ютерні віруси. Не намагайтеся прикріпити до листа вкладення великого розміру. Обмежте їх розмір до 2 Мбайт.

11. Використовуйте електронний підпис.

Електронний підпис – це спеціально створений файл (signature) вашого текстового підпису, що його поштовий сервер автоматично додає після змістової частини електронного листа.

Практичні завдання

Завдання 1.

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки і санітарно-гігієнічний норм.

Вам буде необхідно надіслати лист, з прикріпленим файлом, в якому буде намальована схема роботи з електронною поштою, - як ви відкрили поштову скриньку,створили і відправили лист.

Адреса для надсилання листа (mapa2646@gmail.com).

Для закріплення знань  відповісти на питання :

1. Що потрібно зробити перед тим, як почати вести листування електронною поштою?

2. Опишіть схему функціонування електронної пошти.

3. Які протоколи використовуються для ведення електронного листування?

4. За якими правилами утворюється адреса електронної пошти?

5. З яких частин складається повідомлення електронної пошти?

6. Чим відрізняються приховані копії повідомлень від звичайних?

7. Що можна пересилати в приєднаних файлах? Наведіть приклади.

8. У якому вигляді можна представити повідомлення електронної пошти? У яких випадках не варто користуватися засобами форматування?

9.   Які можливості мають програми для роботи з електронною поштою?

10. Що являє собою Адресна книга? Яке її призначення?

11. Яких правил потрібно дотримуватися при веденні електронного листування? Обгрунтуйте кожне з них.

12. Наведіть приклади використання електронної пошти в роботі підприємств.

Завдання 2.

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки і санітарно-гігієнічний норм.

1. Створити власну поштову скриньку на поштовому сервері www.ukr.net

2. Створити в редакторі Word файл із привітання своєму  одногрупнику.

3. Зберегти файл на диску D: у папці 33група з назвою Привітання_N (де N-прізвище та ім’я вашого одногрупника)

4. Написати і відправити листа своєму одногрупнику приєднавши створений файл Привітання_N.

5. Отримати листа від одногрупника, прочитати вкладений файл.